Il contesto
Chi fa preventivi lo sa: il problema non è scriverli, è quello che succede dopo. Il preventivo esce da Excel o da Word, diventa un PDF, parte via email — e poi cala il silenzio. L’ha aperto? L’ha letto? Richiamo, o sembro insistente?
Intanto i clienti stanno in una rubrica, i prezzi in un altro foglio, e lo stato di ogni lavoro solo nella testa del titolare. Quoto nasce per artigiani, tecnici e piccole imprese italiane, e fa una cosa sola: portare il preventivo da file che sparisce a documento che risponde.
La sfida
Sembra un problema semplice. Non lo è.
Il primo ostacolo è la fiducia nei numeri. Un totale sbagliato di un centesimo non è un dettaglio: è il motivo per cui il cliente inizia a dubitare di tutto il resto. Aliquote diverse, sconti, arrotondamenti — deve tornare sempre, senza che chi lo usa debba controllare.
Il secondo è il tempo. Se fare un preventivo con l’app costa più fatica che scriverlo a mano, non lo userà nessuno: contro un software macchinoso, il foglio Excel vince sempre.
Il terzo è come finisce la storia. Un sì detto al telefono non basta: serve una traccia, con nome e data, che valga anche quando il lavoro è finito e bisogna farsi pagare.
La soluzione
Il flusso sta tutto in quattro passaggi.
Componi. Scegli le voci dal tuo listino: totali, sconti e IVA si calcolano da soli. Nessuna formula da ricontrollare.
Mandi un link. Non un allegato: un indirizzo che il cliente apre dal telefono, anche mentre è in cantiere, via WhatsApp o email.
Il cliente approva. Legge e accetta dalla stessa pagina, e resta traccia di chi ha detto sì e quando. Tu ricevi la notifica: basta telefonate per sapere se l’ha visto.
Diventa ordine. Il preventivo accettato si trasforma in ordine con un click, pronto da pianificare, senza reinserire niente.
Il PDF che il cliente scarica e la pagina che apre sono lo stesso documento, con il logo e i colori dell’azienda: non possono dire cose diverse. E ogni azienda vede solo i propri dati — questo è il punto da cui è partito tutto il resto.
I risultati
Il preventivo smette di essere un file e diventa qualcosa che ha uno stato: sai sempre a che punto è. Il piano Free copre dieci preventivi inviati al mese, clienti, listino e ordini illimitati e l’approvazione online; Pro e Business aggiungono il team, più invii, la firma elettronica e tolgono il marchio Quoto dai documenti.
La parte difficile non era la schermata. Era decidere che i conti li fa il sistema, sempre allo stesso modo: così chi manda il preventivo pensa al lavoro, non alla calcolatrice.
